PRIMER DOBRE PRAKSE: VEGRAD d.d.

U preduzeću Vegrad d.d. 2005. godine smo odlučili, da je potrebno osavremeniti dosadašnji način obrade finansijske dokumentacije, a pre svega svakodnevnih dokumenata, kao što su npr. primljeni računi.

.

Motivacije preduzeća za uvodjenje rešenja

Vegrad d.d., je gledano sa stanovišta primljenih računa, veoma specifićno preduzeće, osnovni motiv za promenu načina obrade dokumentacije je bilo smanjiti vreme, koje je potrebno za obradu tih dokumenata. U Vegrad dnevno stiže cca 150 ili više računa sa prilozima. Sve te račune je potrebno dostaviti do 80/osamdeset/ ili više korisnika, koji se lokacijski/obzirom na delatnost / nalaze na raznim mestima u Sloveniji ili inostranstvu.

Obrada dokumentacije u papirnoj formi, zahtevala je mnogo vremena i energije, koju su zaposleni trošili,kako bi uspeli za primereno vreme obraditi sve procese. Radi načina posla, u preduzeću su nastajale nepotrebne kopije dokumenata, koje su odredjeni potpisnici tih dokumenata ,čuvali radi lakšeg i bržeg uvida u dokumenatciju. Obzirom na velike količine računa i aktera, koji sarađuju pri obradi, dolazilo je i do gubljenja dokumentacije.

Preduzeće Comtech d.o.o. je započelo sa popisom procesa i ubrzo smo uvideli, da smo se latili jednog od dosada najkompleksnijih procesa u našem preduzeću.

Sada kada je taj proces zaključen, postupak odobravanja primljenih računa u preduzeću protiče brže, te imamo I veći nadzor nad procesom obrade primljenih računa.

Svi primljeni računi se upisuju u poslovni informacijski sistem /PIS/ u knjigu primljenih računa, gde dobiju jedinstveni broj /ID/, koji ih povezuje sa podacimu unešenim u PIS. Nema duplih unosa podataka, radi dokumentnog sistema. Broj /ID/ se na dokumente prenosi kao kod. Operator ubaci dokumenat u optički čitač ili skener, i tako obavlja digitalizaciju tog dokumenta. U Vegradu smo postavili skener Canon 9080, koji skenira više od 50 strana u minuti. Operator sa skeniranim dokumentima, praktično nema dodatnog posla, jer se podaci preko kodova automatski prebacuju u dokumentacioni sistem.

Na osnovi podnetih podataka sistem određuje prve primaoce dokumenta u procesu, te nakon skeniranja, primaoci u svojoj e-mail adresi imaju dokumente koje moraju obraditi. Dokumente tako više nije potrebno prenositi po preduzeću, u raznim fasciklama ili pomoću interne pošte. Čas dostave dokumentacije za odredjene korisnike, koji svoj rad obavljaju na spoljnim lokacijama, se smanjio sa nekoliko dana, na nekoliko sekundi.

Korisnik preko sopstvenog računara, nevezano da li se nalazi u preduzeću, ili je na udaljenoj lokaciji, može putem elektronske pošte primiti obaveštenje o novom procesu. Klikom na link/povezivanje/ odmah vidi sve primljene račune, koji su stigli na njegovu e-mail adresu. Dokumenat se kao prilog nalazi u procesu, te ga tako korisnik može pogledati prostim pritiskom na taster. Korisnicima se tako papirni dokumenti ne skupljaju više po stolovima, gde je postojala velika opasnost da se oni izgube, ili pošalju na pogrešnu adresu.

Korisnički interfejs vodi korisnika kroz njegov rad. Sistem vodi računa o tome, da korisnik izvrši sve naloge, koje mora odraditi, kako bi tako proces nastavio svoj put. Više se ne dešava, da korisnik pošalje proces sa netačnim ili nedovoljnim podacima, jer ga on upozorava na moguće nepravilnosti u procesu. Takodje, korisnik više ne mora čuvati kopije primljenih dokumenata, jer sada u svakom momentu ima pristup do dokumenata, koji se nalaze u procesu, ili su već završili svoj put, pa se nalaze u elektronskom arhivu. Mogućnost pristupa dokumentima, je praktično zamenio i ukinuo kopiranje dokumenata po raznim službama ili sektorima.

Svi unosi korisnika, koji se obave u procesnom sistemu, su potpomognuti šiframa, koje su neposredno povezane sa šiframau PIS-u. Korisniku pomažemo, da izvrši odobravanje računa sa pravilno unešenim podacima, jer je to važno u sledećoj fazi procesa, pa sada finansijski referenti ne moraju ponovo prepisivati podatke u PIS. Njihova obaveza je sada kontrola unešenih podataka. Prethodni dupli posao, koji se morao uraditi, tako što je korisnik prvo ručno uneo podatke na račun, a potom ga referent po svom nahodjenju i iskustvu rasporedjivao po različitim šiframa, je sada, kada smo uveli ovaj sistem, postao prošlost.

Dodatnu vrednost dokumentacionom sistemu je doneo i elektronski arhiv, koji smo dobili sa implementacijom ovog rešenja. Elektronski arhiv obezbedjuje, pre svega brz i jednostavan pristup podacima, svim korisnicima, koji u skladu sa bezbednosnom politikom preduzeća imaju i ovlašćenje za pristup arhivi. Elektronski arhiv pored dokumentacije, čuva i celokupnu istoriju procesa i sve sugestije, koje su korisnici dodavali u toku procesa. Dostup dokumentaciji je jednostavan, korisniku nisu više potrebni dodatni priručni arhivi, ili posredovanje treće osobe, kako bi mogli pristupiti podacima, koji su im potrebni za rad.

Osnovni podaci o Vegradu

Osnovna delatnost preduzeća je građevinarstvo. Preduzeće pruža čitavu paletu usluga na tom polju: visokogradnja i niskogradnja, završne radove, montažne konstrukcije, te povezane dopunske programe. Na slovenačkom tržištu je među 100 najvećih kompanija, a treće najveće građevinsko preduzeće i vodeće je na području visokogradnje. Tradiconalno je prisutno i na inostranom tržištu, a pre svega na području bivše Jugoslavije, Rusije i Nemačke.

Preduzeća trenutno zapošljava 1200 ljudi i ima prihod od 25 milijardi SIT od prodaje u 2005. godini. Za preduzeće je značajno širenje i rast u poslednjem vreme/ preuzimanje drugih preduzeća, povezivanje sa drugim preduzećima u Sloveniji i inostranstvu/, te uvodjenje novih proizvodnih programa. Danas sve više govorimo o grupaciji Vegrad, a ne samo o matičnoj firmi Vegrad d.d. Tako je poslednjih godina za preduzeće značajno i povećano ulaganje i angažovanje na polju informacionih tehnologija.

Osnovi podaci o g. Lekšeu

Direktor informatike u preduzeću Vegrad d.d. - g. Lekše MATJAŽ je 1995. završio studije elektrotehnike i odmah se iste godine iI zaposlio. U svojoj karijeri bavio se svim ključnim područjima IT-a/sistemski inženjering, razvoj programske opreme, organizacija aplikacija, vodjenje projekata itd/ Od 2002. Godine član je užeg rukovodstva grupacije Vegrad, odgovoran za područje informatike i telekomunikacije. Redovno saradjuje na razvojnim projektima i van matičnog preduzeća.

Kontakt: matjaz.lekse@vegrad.si 

Propratna reč gospodina Lekšea

Pre odluke o uvodjenju dokumentacionog sistema (proces obrade primljenih računa) u naše preduzeće, želeli smo, kao i kod svih sličnih projekata, dostići optimizaciju poslovnog procesa, ubrzavanje obrade, kvalitetnije informacije. Posle skoro godinu dana od uvodjenja sistema, mogu reći da nam je to i uspelo. Vreme obrade i pretrage računa je bitno kraće, a nadzor nad procesom obrade bitno veći nego pre. Za preduzeće, kao što je naše, je skoro svaki dan na drugom mestu, je to i te kako važno! Posebno smo ponosni na to, što smo među pionirima uvodjenja rešenja ovakve vrste. Da je naše usmerenje bilo pravo, potvrđuje i to, da baš ovih dana uvodimo u dokumentacioni sistem novi sklop dokumentacije - kadrovsku evidenciju.